Fördelarna med att digitalisera bokföringen är många! Vem känner inte igen den där ångestkänslan av högar med papper. Oändligt sprättande av kuvert och kvitton som jämt lyckas få fötter. Värst av allt, känslan av att inte veta vad som ska betalas eller om ens kunder har betalat.
Att få bort pappershanteringen skapar stora tidsvinster i din vardag, du kan lägga fokus på det som är viktigt för ditt företag istället för att lägga massa onödig tid på saker som enkelt kan effektiviseras bort. Framförallt spar du mycket energi.
Vi på KOPA Konsult har sedan en tid gått över till att bli helt digitala på många områden. Vi använder endast molnbaserade system där vi kan samspela med våra kunder.
Så här tycker exempelvis Robert Jönsson på Tipe Produkter om att digitalisera hela sitt företags bokföring.
För oss har det inneburit en väldig tidsbesparing framför allt. Men vi har också sparat en hel del pengar på att bättre kunna följa upp den löpande bokföringen. Sedan finns allt vi behöver på ett och samma ställe i stället för att ha alla funktioner separat.
Numera har Robert full insyn i företagets dagliga skick genom ett eget inlogg till systemet vi jobbar i. Han laddar själv ned rapporter över företagets utveckling och kan i realtid se vilka kunder som betalat eller inte. Robert berättar mer.
Det finns inte en enda funktion som inte sparat oss minst ett par timmar per vecka, allt ifrån löner, fakturor, leverantörsfakturor, påminnelser etc.
Att slippa leta i pärmar efter specifika inbetalningar eller fakturor för att i stället ha det jag behöver endast ett klick bort sparar både tid och gör att vi kan vara mer noggranna. Eller bara en sådan sak som att aldrig mer behöva mata in ett OCR-nummer.
Att ha hela ekonomin digitaliserad skapar goda förutsättningar att hantera stora förändringar i företaget. Då delar av ekonomin blir automatiserad är det inte alltid så att redovisningstjänsterna behöver bli dyrare bara för att ens företag ökar omsättningen. Ett bra exempel på en sådan resa är Collage STHLM Restaurant AB med restaurang Bardot, VIDA och Bergmans. Michael Azimnia, Ekonomichef, berättar:
I samband med att vårt bolag fick nya investerare från finansvärlden, ökade även kraven på förstklassiga rapporter till ägarna och krav om att dela upp bolaget i olika resultatenheter. I samma veva växte vårt bolag med 66% i omsättning med en hel del extra hantering av bokföringen. Att göra denna omställning är en svår process i ett växande bolag. Men att dessutom göra detta utan att utöka personalstyrkan eller kostnaderna för ekonomifunktionen är en konst vi lyckats med, tack vare KOPA Konsult som hjälpt oss att göra detta möjligt, bland annat genom många smarta automatiserade processer.
I fallet Collage så satte KOPA Konsult upp ett helt digitalt system för intern kontroll. Genom en smidig attestrutin så attesteras samtliga inkommande leverantörsfakturor av respektive enhets chef som sedan slutattesteras av Michael. Genom dessa kontroller har marginaler kunnat bibehållas och Collage som bolag har blivit större men mer snabbfotad när det gäller kontroll av kostnader.
Vill du höra mer om vad digitaliseringen av bokföringen kan innebära för dig så tveka inte att höra av dig på ett förutsättningslöst möte.